Het kan tijdrovend zijn om handmatig de facturen door te sturen naar de juiste afdeling of systeem. Niet alle email’s bieden de mogelijkheid om mails automatisch door te sturen naar een specifiek boekhoudsysteem’s e-mailadres. Gelukkig biedt automatisering een oplossing in de vorm van het automatisch doorsturen van e-mails met facturen. Indien je gmail of outlook gebruikt voor het doorsturen van je emails. Lees dan verder.
Het instellen van automatisch doorsturen van e-mails met facturen in Gmail kan gemakkelijk worden gedaan met behulp van de ingebouwde functie voor doorsturen en filters. Hier is een stapsgewijze handleiding om dit in te stellen:
In 10 stappen je facturen doorsturen met Gmail
Stap 1: Log in op Gmail
Ga naar de Gmail-website en log in op je account met je gebruikersnaam en wachtwoord.
Stap 2: Ga naar Instellingen
Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van het Gmail-venster en selecteer “Alle instellingen weergeven”.
Stap 3: Ga naar het tabblad “Doorsturen en POP/IMAP”
In het instellingenvenster dat verschijnt, klik je op het tabblad “Doorsturen en POP/IMAP”.
Stap 4: Voeg een doorstuuradres toe
Scroll naar beneden naar de sectie “Doorsturen” en klik op de knop “Een doorstuuradres toevoegen”. Voer het e-mailadres in waarnaar je de facturen automatisch wilt doorsturen en klik op “Volgende”.
Stap 5: Bevestig het doorstuuradres
Er wordt een verificatie-e-mail gestuurd naar het doorstuuradres dat je hebt opgegeven. Open deze e-mail en klik op de bevestigingslink om het adres te verifiëren.
Stap 6: Selecteer doorstuuropties
Ga terug naar de Gmail-instellingen en klik op het tabblad “Doorsturen en POP/IMAP”. Klik vervolgens op de knop “Een doorstuuradres toevoegen” onder de sectie “Doorsturen”. Selecteer het doorstuuradres dat je zojuist hebt toegevoegd uit de vervolgkeuzelijst en kies de doorstuuroptie die het beste bij je behoeften past, bijvoorbeeld “Doorsturen een kopie van inkomende e-mail naar”.
Stap 7: Maak een filter
Ga terug naar het tabblad “Algemeen” in de Gmail-instellingen en zoek de sectie “Filters en geblokkeerde adressen”. Klik op “Een nieuwe filter maken”.
Stap 8: Definieer filtercriteria
Voer in het pop-upvenster dat verschijnt de criteria in die je wilt gebruiken om e-mails met facturen te identificeren. Dit kan bijvoorbeeld het onderwerp van de e-mail zijn (zoals “factuur”) of het e-mailadres van de afzender. Klik vervolgens op “Filter maken”.
Stap 9: Kies acties voor het filter
Selecteer in het volgende scherm de acties die je wilt uitvoeren op e-mails die aan de filtercriteria voldoen. Kies “Doorsturen naar” en selecteer het doorstuuradres dat je eerder hebt ingesteld. Klik op “Filter maken” om het filter toe te passen.
Stap 10: Test het proces
Stuur een testfactuur naar je Gmail-account om te controleren of het automatisch doorsturen correct werkt. Controleer of de e-mail correct wordt gefilterd en doorgestuurd naar het opgegeven adres.
Door deze stappen te volgen, kun je gemakkelijk automatisch e-mails met facturen doorsturen in Gmail, waardoor je je e-mailbeheer efficiënter kunt maken.
In 10 stappen je facturen doorsturen met Microsoft Outlook
Het proces van het automatisch doorsturen van e-mails met facturen in Microsoft Outlook verschilt op sommige punten van dat in Gmail, maar de algemene concepten blijven hetzelfde. Hier zijn de stappen om dit in Microsoft Outlook in te stellen:
Stap 1: Open Outlook en ga naar de instellingen
Open Microsoft Outlook en klik op het tabblad “Bestand” in de bovenste menubalk. Kies vervolgens “Opties” in het zijmenu.
Stap 2: Ga naar “E-mail” instellingen
In het venster Opties, selecteer je “E-mail” in het linkerpaneel en klik je vervolgens op “Regels voor e-mail”.
Stap 3: Maak een nieuwe regel
Klik op de knop “Nieuwe regel” om een nieuwe regel voor e-mail te maken.
Stap 4: Kies regelvoorwaarden
Selecteer de voorwaarden waaraan de inkomende e-mails moeten voldoen om te worden doorgestuurd. Dit kunnen bijvoorbeeld specifieke woorden in het onderwerp of de afzender van de e-mail zijn.
Stap 5: Kies acties voor de regel
Selecteer de acties die Outlook moet uitvoeren wanneer een e-mail aan de opgegeven voorwaarden voldoet. Kies “Doorsturen naar mensen of openbare groep” en voer het e-mailadres in waarnaar de facturen moeten worden doorgestuurd.
Stap 6: Voltooi de regel
Volg de instructies om de regel te voltooien en klik op “Voltooien” om de regel op te slaan.
Stap 7: Test de regel
Stuur een testfactuur naar je Outlook-account om te controleren of de regel correct werkt. Controleer of de e-mail correct wordt gefilterd en doorgestuurd naar het opgegeven adres.
Hoewel de specifieke stappen en de gebruikersinterface verschillen tussen Gmail en Microsoft Outlook, is het algemene concept van het instellen van regels en voorwaarden voor het automatisch doorsturen van e-mails vergelijkbaar. Beide platforms bieden functionaliteit voor het automatiseren van e-mailbeheer, waardoor gebruikers hun efficiëntie kunnen verbeteren en repetitieve taken kunnen verminderen. De keuze tussen Gmail en Outlook kan afhangen van persoonlijke voorkeur, bedrijfsbeleid en integratie met andere tools en services die worden gebruikt.
Automatisch email met facturen doorsturen naar TriFact
De bovenstaande stappen voor het automatisch doorsturen van email met facturen kan voor TriFact een uitdaging zijn. Het e-mailadres van de software waar de facturen op ontvangen moeten worden, dient wel een mailbox te hebben om de verificatie die Gmail of Outlook stuurt te kunnen verwerken. Om dit toch goed te doen, kan je Zapier gebruiken voor het automatisch doorsturen van email met een factuur bijlage.
Meer hier over weten? Plan dan een afspraak
