BTW-Facturen verwerken
Prospect verwerken in Monday
Mogelijk gemaakt door o.a.
Gmail en Zapier
Over deze Cases
In sommige gevallen kan jouw boekhoudsoftware niet alle ontvangen informatie van de accountant of ondernemer verwerken. Wanneer de ondernemer een e-mailplatform zoals Gmail of Outlook gebruikt, vraagt Gmail om doorstuuracties. Dit komt doordat TriFact geen respons-e-mailadres heeft, waardoor je de verbinding niet kunt verifiëren in Gmail of Outlook.
Een slimme oplossing als dit een probleem is waar je tegenaan loopt, is werken met een tussenpartij zoals Make, Pabbly of Zapier. In de cases leggen we de stappen uit voor het verder automatiseren van jouw boekhouding.
Google Workspace instellen
Allereerst is er een alias aangemaakt in Google Workspace om facturen te verzamelen. In dit voorbeeld is facturen@resourcify.nl gebruikt. Dit wordt de alias waar alle BTW facturen naar gestuurd mogen worden
Gmail toevoegen aan Zapier account
In Zapier moet Gmail geauthenticeerd worden. Hierdoor krijgt Zapier de mogelijkheid om acties uit te voeren. Dit dit geval is de volgende trigger opgesteld.
Nieuwe bijlage in Gmail
Wanneer Gmail een mail ontvangt waar een nieuwe bijlage in zit. Zal dit een trigger geven de API
Het instellen van voorwaarden in de automatisering
Na het ophalen van de bijlage. Kijken we naar de inhoud van de mail. Hierin stellen we verschillende voorwaarden
Voorwaarden en condities
1. De bijlage moet een .pdf bevatten.
2. De ontvanger in de mail is facturen@resourcify.nl
Tot slot is het eigelijk niks anders dan de factuur doorsturen naar het e-mailadres van het boekhoud systeem.
Optioneel kun je een bevestiging per sms/whatsapp sturen wanneer het succesvol is. In veel gevallen is het niet nodig, je krijgt namelijk een melding van Zapier wanneer iets fout gaat.
Testen van facturen van Gmail naar Trifact
Na het ophalen van de bijlage. Kijken we naar de inhoud van de mail. Hierin stellen we verschillende voorwaarden
Voorwaarden en condities
1. De bijlage moet een .pdf bevatten.
2. De ontvanger in de mail is facturen@resourcify.nl